Inteligencia emocional en la administración de proyectos

Se han preguntado alguna vez, ¿porque algunas personas parecen no afectarles los estados de ánimo de otras personas, y como guardan la calma ante circunstancias de estrés?

Pues bien, parte de este "secreto" es la inteligencia emocional.....no, no es broma, recientemente tuve la oportunidad de aplicarlo y descubrí una nueva forma de enfrentar los dias malos (que como project manager no faltan) y obtener resultados interesantes.

Antecedentes.

Estoy a cargo un proyecto de desarrollo de software para la administración y gestión financiera de una institución de gobierno. Imaginen toda la burocracia existente, personal sindicalizado no dispuesto a trabajar fuera de horarios, directivos con grandes tabues del "pequeño poder", áreas que no se comunican en ningun sentido, etétera, etcétera. No necesito contarles mas detalles, ya saben a donde se encaminan este tipo de proyectos, sino meditamos detalladamente acerca de las acciones más convenientes a implementar.

La respuesta a la pregunta inicial es muy sencilla, el coeficiente emocional es el factor clave para resolver estas situaciones, además claro está, de la capacidad intelectual y hacer equipo con nuestros colaboradores.

En 1995 Daniel Goleman, introdujo el concepto de la inteligencia emocional, en el explicaba que saber manejar las emocionas es tan inportante para el éxito en la vida, como el tener un alto coeficiente intelectual. Actualmente esta idea no parece tan disparatada ni lejana de la realidad.

Comunicación

A pesar de que en la actualidad tenemos muchas formas de comunicación instantanea (twitter, email, telefonía celular, blogs, facebook, etc.), la calidad de la comunicación esta en decadencia. Sí efectivamente podemos estar comunicados al instante, pero no es más eficiente ni tampoco emocionalmente inteligente. Ejemplo de esto, lo vemos todos los días en todos los medios y en todas las formas.

Cuales son los factores básicos para la Inteligencia Emocional (IE)

Autoconocimiento: Debemos estar consicientes de nuestra emociones, autoanalizarnos para saber como nos sentimos en todo momento, porque nos sentimos así y bajo que circunstancias. Esto no lleva tiempo, podenos hacerlo en el mismo instante en que ocurre (me siento frustrado, enojado, ansioso, etc) enseguida, tomemos unos minutos para entender que provoca esa emoción, por ejemplo: "Me enoja que el usuario no permita la replica". 

Automanejo: Al tener la capacitad de saber que sentimos y porque lo sentimos; podemos manejarnos de una manera más inteligente y productiva, tanto en lo personal como para las personas que no rodean (familia, amigos, clientes, colaboradores...etc.) En este momento dejamos de ser esclavos de las emociones empezamos a medir consecuencias, y por tanto nosotros elegimos que decir y como decirlo. Dejamos de reaccionar para actuar.

Como iniciar el camino a una IE adecuada....?

Como adminsitradores de proyecto es clave ACTUAR, este proceso de autoanálisis no es automático, no ocurre de la noche a la mañana. Pero si se está consciente de la importancia de tomar el control de las emociones hemos dado el primer gran paso para evitar situaciones de conflicto y estrés innecesario en nuestros proyectos profesionales y de vida.

Estos son los tips que yo seguí para que mi proyecto corrigiera camino y pudieramos iniciar una nueva fase exitosa, valió la pena, hoy tenemos más credibilidad con nuestros usuarios, y confianza en los resultados dados hasta hoy. 

• Mantener la mente alerta y consciente en tus relaciones y como interactuas. Determina que emociones estas experimetando y que pensamientos te llevan a estar así.
• Enfócate en tu habilidad para actuar, no dejes espacio a la reacción. No te dejes dominar por el impulso a responder de inmediato (defenderte o atacar).
• Conocéte a ti mismo. identifica tus necesidades, analliza y raciona que emociones te llevan a estar de tal o cual forma.
• Ante alguna situación específica, valora si tu reacción corresponde contigo o con el problema, o si es el problema de otra persona (por ejemplo, el usuario está exhaltado porque algún requerimiento no corresponde desde su perspectiva a lo solicitado, habla de manera controlada y muestra los documentos que detallan el requerimiento...si no los tienes NEGOCIA).
• Trata siempre de que tus pensamientos, acciones y emociones estén siempre alineadas al respeto a tu interlocutor, habla siempre con la verdad, mesura las palabras y siempre deja claro el deseo de llegar a una resolución positiva y benefica para todos.
• Prepara siempre tus argumentos y si tienes sustento por escrito es mucho más sencilla cualquier negociación, ante todo no olvides ser PRECISO, evita la ambigüedad y las generalidades.

"El verdadero éxito personal consiste en la capacidad de controlar nuestras emociones y manejar nuestras respuestas."

Automotivación en los grupos de trabajo

Automotivación en los equipos de trabajo

No han notado como ahora en los equipos de trabajo se tiene la frase “Motivación” a flor de piel, y todos estamos dispuestos a dejarnos motivar?.  En lo personal estoy convencida de que es un tema fundamental para mantener la productividad de los colaboradores.

Existen muchas técnicas para motivar a un grupo de trabajo, ya sea a través de cursos, libros y demás herramientas; sin embargo es muy importante que la motivación inicié desde nuestro interior, que busquemos cual es nuestro principal aliciente para desarrollar un proyecto, sea cual sea el proyecto, que nos gusta de él, porque nos interesó participar en esa aventura.

Podremos pensar, en que “necesitaba trabajar”, “es el proyecto que me tocó”, “no había más opciones”…etcétera, etcétera…pero lo más importante es que estemos convencidos que hacemos lo que nos gusta, que participamos en un proyecto interesante y que estamos ayudando a solucionar o mejorar algo; apreciemos en toda su valía el trabajo individual y que sumando hace a nuestro equipo de trabajo.

Cada vez que nos integramos a un equipo nuevo, tenemos grandes expectativas, queremos conseguir el reconocimiento en todos los sentidos; pero conforme pasa el tiempo es común que los equipos vayan disminuyendo las expectativas, nos fijamos en los defectos de cada colega, del cliente, del gerente o líder de proyecto, en fin. Pero alguna vez nos detenemos a pensar que nuestras actitudes, comentarios pesimistas o defectos, que nuestro propio desempeño también repercute en el equipo desmotivándolo, y pero aún ¿si lo detectamos, hacemos algo por cambiar?

Es necesario que nos comprometamos a cambiar las malas actitudes y nos enfoquemos en los objetivos, en los avances que siempre suman y nos acercan a la meta. Mantengamos el entusiasmo y enfoquémonos en tener ambientes de trabajo automotivados.

El sentirnos exitosos, orgullosos y satisfechos del trabajo realizado es el mejor motivador del mundo, lo reflejamos en todos los aspectos de nuestro día a día. Reconocer las diferencias, aptitudes y habilidades de cada uno de nuestros colegas es lo que permite el crecimiento y aprendizaje constante.

Al final, siempre llega la recompensa, obtenemos el reconocimiento de nuestros colegas, clientes, directivos e incluso de las personas que conviven con nosotros en lo personal.

Aportar, apoyar y empatizar con el entorno nos permite motivarnos unos a otros, detectar cuando en equipo requiere de un empujón adicional para mantener la unidad y entusiasmo, es una actividad que no solo es responsabilidad del líder o gerente, sino de todos los integrantes de equipo, no debemos permitir que decaiga el espíritu de motivación.

Si bien la parte emocional y de pertenencia son también activadores de la motivación, las organizaciones no deben desechar sesiones formales de motivación a sus colaboradores apoyándose en especialistas para el manejo de grupos de trabajo. Si las políticas de las empresas lo contemplan, proporcionar incentivos económicos que vayan de acuerdo con los logros obtenidos en lo individual o grupal.

En conclusión, es importante que aprendamos a reconocer el trabajo de cada colega, que le felicitemos por sus logros y sobretodo que mantengamos el espíritu de logro en cada uno. Si nuestros colegas, se sienten reconocidos, fortalecemos su espíritu, los mantenemos automotivados y siempre estarán dispuestos a dar de sí lo mejor.

El heroísmo en proyectos

Uno de los escenarios más clásicos en proyectos con problemas es el del héroe que en un "acto de valentía" quiere salvar el proyecto, y que ejecuta alguna "acción heroica" como no dormir dos días para que todo funcione, o probar alguna solución técnica basada en la intuición en el momento de salir a producción, o convencer al cliente acerca de un problema utilizando presión o manipulación.

Estos escenarios son generalmente muy seductores en la vorágine de un proyecto, porque tanto el gerente de proyecto como los miembros del equipo quieren transmitir mensajes del tipo "nosotros lo podemos hacer" al resto de la organización.

La experiencia demuestra que todos estos escenarios son en la mayoría de los casos negativos para una gestión confiable, ya que con ellos se tiende a asumir riesgos demasiado altos, a depender de la suerte y a vivir en la improvisación. Si hubo una buena planificación en el proyecto podrá haber contratiempos, incidentes e issues, pero estos nunca deberían requerir de un héroe para su solución.

La máxima del proyecto debe ser: Trabajemos en equipo, no hacen falta héroes, si sale bien habrá gloria suficiente para todos.

Los resultados de una mala gestión de proyecto, origina desfases en tiempo, costo, calidad y por supuesto insatisfacción a los clientes y miembros de los equipos “heroicos” del proyecto.

Apostemos por la aplicación adecuada de la administración de proyectos basada en experiencia, trabajo en equipo y un seguimiento cercano por parte de todos los involucrados en los proyectos, recordemos que un proyecto es un producto único e irrepetible por tanto es la única oportunidad de que se obtengan buenos resultados.

Ciclos de Vida de los Proyectos

1 ¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?
Es un conjunto de fases que sirven para marcar los principales hitos y agrupar las actividades del proyecto. Generalmente, las fases se realizan secuencialmente. Obedecen a las necesidades tanto de la organización que las solicita como al tipo de producto.

2 Ciclo de vida: la cascada

Ésta es la “abuelita” de los ciclos de vida de proyectos informáticos:

Características de la cascada: no hay traslapes; es decir, se pasa, o no se pasa, a la siguiente actividad.
Riesgo: El usuario ve los resultados hasta el final, y puede rechazar el resultado (todo, o en partes).
¿Funciona en determinados ambientes?: por supuesto que sí. Hay equipos de desarrollo que son disciplinados para trabajar, y que tienen años de trabajar con las mismas áreas de aplicación. Sin embargo, debe considerarse que definitivamente no es recomendable cuando el equipo de trabajo no conoce profundamente el área de aplicación; es decir, cuando los requisitos no pueden ser recabados y formalizados en una sola iteración.

3 Ciclo de Vida: Prototipo Evolutivo

Método iterativo (es decir, que el ciclo se repite), que puede ser excelente para situaciones de experimentación; por ejemplo, permite resolver problemas que requieren de mucha creatividad (como el diseño gráfico de una página Web).

También puede resultar un ciclo de vida obligado cuando los requisitos cambian constantemente, o cuando el problema y la solución no están bien definidos; por ejemplo, en la producción de informes estratégicos, de alto nivel.

Ventajas: El progreso es altamente visible.

Desventaja: Prácticamente no es posible estimar tiempos y costos.
Panorama del Proceso Unificado: ciclo de vida iterativo e incremental

RUP es una síntesis de la cascada y los ciclos de vida iterativos: los requisitos son recabados en forma iterativa, y los productos se van construyendo en forma incremental y adaptativa. Cada fase puede ser realizada con una o más iteraciones cortas. Cada iteración (cuya duración típica es de 2 a 6 semanas) representa una “minicascada” (u otro tipo de mini-ciclo de vida) con recabación de requisitos, análisis, diseño, implementación y pruebas.